Freitag, 9. März 2012

Verfallsdatum von Aktionslisten

Aktionsliste, Open-Points-Liste, To-Do-Liste und was es noch so für unterschiedliche Namen für ein und das gleiche Tool gibt. Es ist wohl eines der meistbenutzten Werkzeuge zum Steuern und Kontrollieren von Projekten.
Zugegeben, auch ich arbeite mit einer persönlichen To-Do-Liste. Diese pflege ich akribisch in meinem Outlook und habe sie durch diverse nützliche Apps immer griffbereit und auf dem neusten Stand auf meinem Smartphone mit dabei.

Auch für das Koordinieren von mehreren Personen, die an einem Projekt arbeiten, ist die "Liste" ein hervorragendes Tool. Jeder offene Punkt, der erledigt werden muss, wird dort eingetragen, ein Verantwortlicher benannt und auch ein Termin bestimmt, bis wann dieser Punkt abgearbeitet sein muss.
Als Manager und Herr der Liste ist es ein tolles Gefühl, Arbeitspakete zu schnüren, Termine fest zu setzen und die Aufgabe zu delegieren. Das ist es doch wofür wir als Manager ausgebildet wurden, oder etwa nicht?

Es gibt aus meiner Sicht aber zwei Schwachpunkte dieses Werkzeuges:
1.) Was mache ich mit Punkten, die als Erledigt gekennzeichnet sind?
2.) Wann ist das Haltbarkeitsdatum einer Aktionsliste erreicht?

Was meine ich mit dem ersten Punkt? Nun, als Anhänger des Lean Managements glaube ich an den Ansatz der kontinuierlichen Verbesserung, auch gerne Kaizen genannt.
Somit bin ich der festen Überzeugung, dass ein Projekt oder eine Aufgabe nie abgeschlossen ist. Wie oft ist es vorgekommen, dass wir eine Aufgabe in einer Aktionsliste bearbeitet haben, vielleicht sogar einen ganzen Workshop durchgeführt haben, und nach einiger Zeit ist der Prozess wieder vom Soll-Zustand abgewichen, oder es haben sich neue Informationen ergeben, die das frühere Ergebnis beeinflussen.
Das Problem, dass ich in Aktionslisten sehe, ist, dass ein als erledigt gekennzeichneter Punkt, aus unserem Fokus verschwindet. Wir wenden uns dem nächsten offenen Punkt zu. Somit geben wir dem Prozess aber die Möglichkeit wieder abzurutschen und letztmöglich auf den Ausgangszustand zurück zu fallen.
Vielmehr muss es doch mein Bestreben sein, den definierten Zielzustand zu erreichen und zu erhalten und wenn ich den Prozess stabilisiert habe, dann noch einen Schritt weiter zu gehen und ihn wieder zu verbessern.
Dieses erfordert aber einen kontinuierlichen Blick auf meine Punkte und keine "Abhaken-Mentalität".

Der zweite Punkt ist ein ebenfalls sehr interessanter und von mir schon öfter beobachteter.
Hast du dir schon mal die Mühe gemacht und alle Aktionslisten durchgeschaut, an denen du gearbeitet hast bzw. beteiligt warst?
Wie viele diese Aktionslisten sind bis zum Ende des Projektes geführt worden und wie viele Einträge hatten sie? Sind tatsächlich alle Punkte abgearbeitet worden?
Meistens ist es doch so:
Zu Beginn eines "Verbesserungs-Projektes" sind alle Projektmitglieder mit Eifer bei der Sache und die Punkte in der Liste werden zügig abgearbeitet. Je Länger das Projekt dauert, desto abgelenkter werden die Mitglieder durch andere Projekte. In den meisten Fällen, gibt es dann noch einen "Listeneigner", der weiterhin die Liste mit offenen Punkten füllt und Termine zuteilt, aber seltenst werden diese Punkte abgearbeitet.
Irgendwann schläft die Liste dann komplett ein und bleibt vergessen in irgendeinem Ordner liegen.

Aus diesen Gründen sehe ich den Gebrauch von Open-Points-Lists als zwiespältig. Einerseits ermöglichen sie eine gute Koordination unterschiedlicher Ressourcen, andererseits sind sie von Beginn an zum sterben verdammt.
Deshalb benutze ich Aktionslisten nur für zeitlich klar abgegrenzte Projekte, denen man nach deren Einführung keine weitere Aufmerksamkeit schenken muss (gibt's das bei dir häufig?)
Für längere Projekte und vor allem für eine kontinuierliche Verbesserung sind Aktionslisten nicht geeignet. Solche Vorhaben muss man als Spiralen sehen:
- stabilisieren
- verbessern
- stabilisieren
- verbessern
usw.

Wie ist es bei dir? Welche Methoden nutzt du, um Projekte und Prozesse zu koordinieren.
Gruß