Probleme angehen

Diese Woche geht es um Probleme oder wie einige sagen würden: Chancen.
Zuerst haben wir geklärt, dass nicht die Lösung im Vordergrund steht, sondern das tiefe Verständnis für das Problem, wir wollen schließlich eine nachhaltige Verbesserung und keine Heftpflasterlösung.

Hierfür ist generell eine andere Einstellung gegenüber Problemen erforderlich, nämlich die, dass Probleme Schätze sind.

Heute soll es darum gehen wie man Probleme angeht.
Klar Sie kennen alle gängigen Problemlösungsmethoden:

• Ishikawa-Diagramme,
• 5Whys oder gar ganze 
• Six Sigma Projekte.

Dies sind wirklich gute Instrumente, aber sie denken nur eine Phase des Problemlösungszykluses ab.

Verwenden Sie bei Problemen und Verbesserungsaktivitäten immer das gleiche Muster:

1. Was ist meine Vision?
2. Wie ist mein Ist-Zustand?
3. Wie lautet mein nächster Zielzustand?
4. Was für Hindernisse hindern mich am erreichen des Zielzustandes?

Es nützt nichts, wenn Sie ein Problem angehen ohne sich vorher genau die IST-Situation angesehen zu haben und zu wissen wohin sie wollen. Sie werden genauso enden wie viele andere Organisationen in denen haufenweise Prozessberater, interne Berater, KVP Experten rumlaufen und Projekte durchführen und am Ende des Tages aber Nichts für den Unternehmenserfolg messbares produziert haben.

Gehen wir davon aus Sie haben nun ein Problem als wichtig identifiziert und wollen dieses lösen.

Verwenden Sie den PDCA-Kreis (auch Demming-Kreis genannt):

• Plan: Planen umfasst nicht nur die Lösungsfindung! Es ist enorm wichtig, dass Sie sich genug Zeit für eine ausführliche Analyse des Problems nehmen. Verwenden Sie hierbei die 5W Methode oder das Ishikawa-Diagramm (werden morgen erklärt). Erst wenn Sie wirklich das Gefühl haben, Sie wären bei der Grundursache angekommen, stellen Sie Überlegungen an, wie Sie diese Ursache nachhaltig abstellen können. Lassen Sie sich nicht entmutigen, wenn Sie auf mehrere Ursachen stoßen (ist eher die Regel als die Ausnahme . Arbeiten Sie eine Ursache nach der anderen ab, versuchen Sie Hypothesen aufzustellen, was Sie erwarten, wenn Sie die Ursache mit der von Ihnen erdachten Lösung angehen.

• Do: In der Do-Phase versuchen Sie durch Experimentieren Ihre Hypothese zu bestätigen. Versuchen Sie lieber viele kleine Versuche zu machen (z.B. kleine, Hilfsvorrichtungen bauen), anstatt gleich teure Investitionen zu tätigen. So fällt es Ihnen leichter, wenn sich der eingeschlagene Weg als Sackgasse erweist, die Richtung zu ändern.

• Check: Überprüfen Sie nach jeder Do-Phase, ob das eingetreten ist, was Sie in der Plan Phase als Hypothese aufgestellt haben. Auf diese Weise gewinnen Sie ein tiefes Verständnis für die Art des Problems und es fällt Ihnen immer leichter, sich dem Zielzustand zu nähren.

• Act: Erweist sich Ihre Lösung als richtig, so dient die Act Phase als Zeitpunkt, an dem die Lösung als neuer Standard definiert wird und im ganzen Unternehmen als neuer Standard ausgebreitet wird. Sollte Sich zwischen dem Ergebnis und der von Ihnen aufgestellten Hypothese immer noch eine Lücke befinden, so fangen Sie wieder in der Plan Phase an und versuchen die neue IST Situation zu verstehen.

Haben Sie diese beiden Vorgehensweisen wirklich verinnerlicht, wird Ihnen auffallen, dass sich Ihre Einstellung Problemen gegenüber tatsächlich hin zu "Probleme sind Schätze" ändern wird.